Private Emails am Arbeitsplatz. Was muss beachtet werden?

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Flashback - alter Artikel

 

Flashback: Was wurde aus alten Artikeln?

Am 29. Juni 2006 haben wir den nachstehenden Artikel veröffentlicht:

Im Jahr 2006 gab es eine Umfrage von TNS Emnid zum Thema E-Mail am Arbeitsplatz. Aufgrund dieser Umfrage von TNS Emnid fühlen sich 20% aller Deutschen durch elektronische Post von der Arbeit abgehalten oder gar in der Konzentration gestört. Sogar 60% finden, dass E-Mails am Arbeitsplatz oft sinnlose und überflüssige Informationen enthalten.

Bevor übereifrige Chefs jetzt auf die Idee kommen, die Postfächer abzuschalten:
Job-Mailboxen werden nicht boykottiert. Mehr als die Hälfte der Befragten gab sogar an, berufliche Mails auch in der Freizeit oder nach Dienstende zu lesen.

 

Was hat sich jetzt, 10 Jahre später, verändert? Wie geht man heute mit privaten Emails um?

 

Es gibt mittlerweile Rechtsvorschriften für den Umgang mit Mails am Arbeitsplatz. Detaillierte Informationen finden sich beim Bfdi. Vordrucke für eine Mitarbeitervereinbahrung gibt es auch, die direkt befüllt werden können.

Private Emails am Arbeitsplatz

Private E-Mails am Arbeitsplatz sind fast nicht umgehbar. Aber müssen Arbeitgeber das akzeptieren bzw. wie ist die private Kommunikation regelbar oder gar kontrollierbar?

1. IT-Richtlinie für private E-Mails am Arbeitsplatz erstellen

Die Arbeitsmittel gehören dem Arbeitgeber und werden dem Arbeitnehmer zur Erledigung der Arbeitsaufgaben zur Verfügung gestellt. Daher darf das System nur mit Genehmigung privat genutzt werden. Wenn der Arbeitgeber diese private Nutzung gestattet, kann sich daraus ein dickes Problem ergeben. Denn der Arbeitgeber wird mit der Erlaubnis zum Telekommunikations-Dienstanbeiter und unterliegt dann der Verpflichtung zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses. Er muss sicherstellen, dass Daten nicht von Dritten, z.B. der Urlaubsvertretung, gelesen werden können. Schwierig.

2. Betriebliche Regeln für den Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz

Keine Regelung zu treffen ist die schlechteste Lösung für einen Arbeitgeber, denn wenn die Privatnutzung bekannt ist, gilt nach drei bis sechs Monaten, dass durch die Duldung eine Regel entsteht. Dienstlich bedingte private E-Mail-Kommunikation ist zulässig, wenn die Ehefrau Bescheid geben muss, dass der mann sich selbst was zu Essen machen muss, da sie Überstunden abzuleisten hat 🙂

 

Weitere Informationen:

 

 

Umfangreiche Informationen zum Internet-Recht

Internetrecht

Wir haben für Sie kompetente Quellen mit umfangreichen Informationen rund um das Internetrecht zusammengetragen. Darunter auch Urteile, Hinweise und Vorlagen.

Datenschutz: Datenschutzerklärung – Gesetzesänderungen 2016

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Datenschutz (Foto: MK-Photo, Fotolia)

Datenschutz: Für viele unbemerkt ist am 24.02.2016 ein neues Gesetz in Kraft getreten, das helfen soll, Datenschutzverstöße im Netz besser zu verfolgen und Verbraucher vor unseriösen Unternehmen zu schützen.

Wie immer bei solchen Gesetzesänderungen bedeutet das aber auch, dass nun fast jeder Webseitenbetreiber ohne korrekte Datenschutzerklärung sofort abgemahnt werden kann.

Bitte prüfen Sie den Hinweis zum Datenschutz auf Ihrer Website.

Dabei sind folgende Punkte sehr wichtig, die leider viele meiner Kollegen noch immer nicht in den von ihnen durchgeführten Relaunches aufgenommen haben:

Datenschutz braucht einen eigenen Link.

Ein verstecken des Datenschutzes im Impressum ist nicht zulässig. (Quelle: RAin Lachmann)

 

Wen betrifft die Gesetzesänderung

Jeden Webseitenbetreiber. Das heißt, nicht nur Unternehmer und Online-Shops, sondern auch Personen, die PRIVAT eine Webseite betreiben.

 

Das muss in der Datenschutzerklärung geregelt sein

Der Datenschutz muss einen Hinweis darauf geben, dass personenbezogene Daten geschützt werden. Das sind natürlich an vorderster Fron Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail etc.

Hinzu kommen zahlreiche weitere Daten, wie z.B. seine IP-Adresse in den Server-Logs, Facebook-Anbindungen oder Google-Analytics (ebenso Piwik, etracker und so weiter).

Geklärt sein muss auch, was mit den Daten passiert. Werden diese an UPS weitergegeben, weil ein Paket ausgeliefert werden soll? Was geschieht mit den Daten aus Anfrageformularen? Wer wird mit den Daten aus einem Gewinnspiel beliefert (zu Werbezwecken weitergegeben oder an einen Dienstleister, der die Gewinnvergabe regelt?) und so weiter.

 

Auszug aus den zu behandelnden Themen

Berücksichtigt werden müssen (Auszug, Quelle eRecht24)

  • Allgemeine Datenschutzerklärung
  • Nutzung von etracker
  • Nutzung von  Facebook
  • Nutzung von Google Analytics
  • Nutzung von Google +1
  • Nutzung von Google Adsense
  • Nutzung von Google Anayltics Remarketing
  • Nutzung von Instagram
  • Nutzung von LinkedIn
  • Nutzung von Pinterest
  • Nutzung von Piwik
  • Nutzung von Tumblr
  • Nutzung von Twitter
  • Nutzung von Xing
  • Nutzung von Amazon Partnerprogramm
  • Hinweis zu Auskunft, Löschung, Sperrung
  • Nutzung von Server-Log-Dateien
  • Nutzung von Cookies
  • Nutzung von Kontaktformular
  • Widerspruch gegen Werbe-E-Mails
  • Nutzung von Newsletterversand
  • Nutzung von Nutzerregistrierung
  • Datenübermittlung – Online-Shops & Händler (mit Warenversand)
  • Datenübermittlung – Dienstleister, die online Verträge schließen (ohne Warenversand)
  • Datenschutzerklärung zum Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Was müssen Sie tun?

Überprüfen Sie Ihre Datenschutzseite und -inhalte, idealerweise durch einen Rechtsanwalt.
Kleinere Seiten können ohne weiteres den Mustertextgenerator für Datenschutz verwenden (Quelle: eRecht24). Shopbetreibern sollten unbedingt eine professionelle Beratung einholen.

Kann man überhaupt abgemahnt werden?

Bisher war umstritten, ob Datenschutzverstöße über das Wettbewerbsrecht abgemahnt werden können. Unternehmen hatten aber bereits bislang im Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG), dem Telemediengesetz (TMG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), aber auch dem Urheber- und Markenrecht (UrhG und MarkenG) eine Fülle an Ansatzpunkten, wenn Konkurrenten abgemahnt werden sollten, weil diese sich einen Wettbewerbsvorteil verschafften.

Jetzt gibt es aber eine explizite Änderung, denn nun steht ausdrücklich im Gesetz, dass ein Datenschutzverstoß auch abgemahnt werden kann.

Deshalb:

Jeder Seitenbetreiber benötigt ab sofort eine korrekte und aktuelle Erklärung.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Klärung oder helfen bei der Vermittlung zu einem auf IT-Recht spezialisierten Anwalt. Bedenken Sie, dass Mustertexte immer nur Mustertexte sind und bleiben.

Ohne Anwaltliche Prüfung sind Sie nicht zu 100% abgesichert.

Einen guten Start in den März und hoffentlich eine abmahnfreie Zeit

 

PS: Wir sind keine Anwälte, daher können wir leider keine Rechtsberatung vornehmen

Weitere Informationen

Disclaimer – Vorlage zur freien Verwendung

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Disclaimer – oder auch die Sammlung von rechtlichen Hinweisen – sind wichtig. Sie beschreiben, wie das Unternehmen mit der Privatsphäre des Besuchers umgeht und welche Haftungsausschlüsse bestehen.

Besonders wenn Google Analytics installiert ist, sollten entsprechende Hinweise bestehen.

Im Juraforum gibt es einen Mustertext für Disclaimer zur freien Übernahme (bei Hinweis auf die Quelle).

Umgang mit Produktrückrufen

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Das magische Wort, mit dem Online-Shop-Besitzer zu kämpfen haben ist ABUB.

ABUB, das sind die Emotionen der potentiellen Besteller.

ABUB steht für Angst, Bedenken, Unsicherheit, Bestellabbruch.

Das sind die Gründe, die einen Online-Shopper davor abschrecken, in einem virtuellen Geschäft zu kaufen. Mit ABUB umzugehen heißt, den Kunden besser zu verstehen und ihm einen Ort zu bieten, an dem er sich wohlfühlen kann.

Das beste Beispiel für ABUB sind die negativen Spielzeugmeldungen aus China, die rechtzeitig zur Sommerzeit durch die Presse gehuscht sind.

Schauen wir uns an, wie die deutschen Spielzeug-Online-Shops darauf reagierten:

Das sind die Titelseiten von vier Spielzeugversendern in Deutschland (Rofu-Kinderland, Vedes, myToys, Toys-R-Us). Wir sehen Rabatte, Infos warum man dort einkaufen soll, Sonderangebote etc. Was wir nicht sehen, sind Hinweise, die Bedenken von Eltern beseitigen könnten.

Keine Hinweise darauf, ob diese Shops eventuell von solchen Produkten betroffen sind bzw. (und das wäre noch viel besser) Hinweise darauf, warum es solche Produkte dort nicht gibt bzw. wie man damit umgeht, falls etwas passiert.

Nehmen diese Shops die Kundensicherheit nicht ernst? Wie gehen diese Unternehmen mit der Kundensicherheit um? Was passiert, wenn ich ein “schlechtes” Produkt dort gekauft habe? Was tut man, um zu vermeiden, dass Produkte, die nicht gut für meine Kinder sind, über diese Shops verkauft werden?

Das sind nur wenige Fragen, die sich besorgte Eltern stellen.

Hier wurde verpasst, entsprechende Hinweise zu platzieren und diese entsprechend auch mit SEO zu platzieren. Eltern, die nach Sicherheit für Spielzeug oder Rückrufaktionen in Google & Co suchen, landen allerhöchstens auf den Seiten von Verbraucherschützern oder Verbraucherinformationen.

Positiv in diesem Zusammenhang ein Beispiel aus den USA:

Während es der deutsche Ableger von Toys-R-Us nicht geschafft hat, einen entsprechenden Hinweis zu platzieren, hat die US-Zentrale genau dies getan. An prominenter Stelle im Internetauftritt wird darauf hingewiesen, wie wichtig Toys-R-Us die Sicherheit der Kinder ist – das schafft Vertrauen.

Am Rande sei hier bemerkt, dass auch Toys-R-Us 120 Tage benötigte, bis diese Nachricht auf der Website platziert wurde. Hier könnte man sich dann schon wieder Fragen, wie lange es wohl dauern könnte, bis Toys-R-Us mit Problemlösungen reagiert. Auch geht aus den Informationen nicht wirklich hervor, wie Toys-R-Us informiert, dass eine Rückrufaktion besteht – wird der Kunde angeschrieben oder gibt es nur Hinweise auf der Website? Wer bezahlt für die Rücksendung?

Auch hier ist noch Nachbesserung möglich.

Meine Online-Shop-Tipps für mehr Kundenvertrauen und den Umgang mit Rückrufaktionen sind:

1. Hinweise auf der Website prominent platzieren

Geben Sie dem Kunden die Sicherheit und Information, dass er nicht nur Ernst genommen wird, sondern dass er auch jederzeit sehen kann, wie er sich mit seinen Problemen an den Shop wenden kann.

Das Beispiel zeigt, dass dies nicht immer so ausführlich sein muss, wie bei Toys-R-Us. Ein entsprechender Hinweis auf der Website kann ausreichend sein.

2. Sorgen Sie für Kommunikation mit dem Kunden

Toys-R-Us bietet die Möglichkeit, dass sich Kunden für E-Mail-Alarme registrieren können. Sobald ein Produktrückruf bekannt wird, werden diese Hinweise versandt. Interessierte Eltern binden Sie so enger an sich und schaffen Vertrauen.

3. Optimieren Sie die Produktinformationen

Hinweise zur Produktsicherheit und dem Umgang mit Problemen gehören an jedes Produkt, zu jeder Produktbeschreibung

4. Optimierne Sie die Suchfunktion der Website

Schaffen Sie die Möglichkeit, dass Sicherheitshinweise gefunden werden können. Selbst bei den meisten US-Shops, die hier Vorreiter darstellen, führt die Suche nach Rückrufprodukten oft zu dem Hinweis “no search results”. Schlecht!

5. Suchmaschinenoptimierung – SEO

Rückrufaktionen werden in Deutschland nicht in dem Umfang wie in den USA in den Suchmaschinen angefragt (z.B. wird in den USA die Suchphrase “Toy recall” durchschnittlich 130.000 Mal im Monat angefragt).

Sehen Sie das Potential hier:

Die Balken zeigen den Wettbewerb um dieses Suchwort an. Zum Beispiel sehen wir einen recht umfangreichen Wettbewerb um das Wort “Rückrufaktion“, aber tatsächlich nur 91 Anfragen im Monat… Das sind teure Suchworte. Gleichzeitig gibt es aber zum Beispiel keinen Wettbewerb für “Spielzeug Rückruf” (immerhin 590 interessierte Personen im Monatsdurchschnitt) oder “Barbie rückruf” (320 Anfragen) – Akku-Rückruf zum Beispiel (wenn auch nicht zum Spielzeug-Shop passend) führt zu monatlich 3.600 Anfragen!

Hier liegt immenses Potential, dass zur Imagesteigerung genutzt werden kann.

Informieren Sie Ihre Kunden und Interessenten. Es werden treue Kunden daraus, die Ihnen dankbar dafür sind, dass Sie so offen mit diesen “nicht gerade verkaufsförderndern Informationen” umgehen.

Wenn Sie einen guten SEO-Berater für Ihr Unternehmen engagiert haben, wird er Ihnen diese Möglichkeiten sicherlich schon mitgeteilt haben. Suchmaschinenoptimierung ist einer der wichtigsten Punkte für Imagesteigerung und der damit verbundenen Möglichkeit, mehr Besucher für das eigene Produkt oder die eigenen Dienstleistungen zu aktivieren.