Email-Kurs - Teil 4 - Email-Workflow - Umsetzung

Dies ist der letzte Teil des kleinen Email-Kurses zur Bewältigung von Emailflut.

Die vorherigen Teile lesen Sie hier:

Teil 1: Der Emailflut Herr werden - Zwei Organizer im Vergleich

Dieser letzte Teil beschäftigt sich mit der praktischen Umsetzung der Prinzipien am Beispiel von Outlook und NEO Pro 3.2

Wie erfolgreich Sie mit der Implementierung der Workflow-Prinzipien sind, hängt ganz davon ab, wie Sie die gewohnte Arbeitsweise abändern und die Prinzipien des Workflows integrieren können.

Um am vorherigen Beispiel der Workflow-Prinzipien zu bleiben, betrachten wir die Vorgehensweise unter Verwendung von NEO Pro.

Flut

Setzen Sie sich, je nach persönlichen Präferenzen, zwei bis drei Mal täglich an Ihren “virtuellen Posteingang”, der bei NEO pro “Active Mail” heißt. Blocken Sie sich diese Zeit in Ihrem Kalender.

Segmentierung/Kategorisierung

Benutzen Sie “Active Mail” als Ihren virtuellen Posteingang für relevante Emails. Separieren Sie relevante Emails von nicht relevanten (wie z.B. Newslettern (Bulk Mail)). Setzen Sie die Workflow-Features von NEO so ein, dass diese Bulk-Mail automatisch kategorisiert wird und aus dem Bereich “Active Mail” verschwindet.
Die wichtigen Mails sollte sofort beantwortet werden, wenn die Beantwortung nicht mehr als 2 Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Danach werden diese Mails auf den Status “Inactive” gesetzt (rechte Maus, Klick auf “Make Inactive” oder F12 oder Backspace-Taste).
Emails, die ein weiteres Vorgehen erfordern, werden als “To-Do” markiert (rechter Mausklick, To-Do –> High, normal, low oder aber ALT+1, Alt+2, Alt+3). Die Workflow-Settings in Neo werden so eingestellt, dass eine Mail automatisch inaktiv wird, wenn sie mit einer To-Do-Priorisierung versehen wird.
Emails, die Rückmeldungen von Dritten (oder Aktionen durch Dritte) erfordern, werden mit einer Flagge markiert. Verwenden Sie hierzu eine Flagge in NEO oder definieren Sie eine eigene. Ich verwende die rote Flagge (rechte Maus, Flag –> Red Flag oder STRG+G). In den Workflow-Settings geben Sie an, dass eine mit einer Flagge versehene Mail auf inaktiv gesetzt wird.
Newsletter (Bulk Mail) werden in Active-Mail nicht angezeit. Dafür steht ein eigener Reiter (”Bulk Mail”) zur Verfügung.

Aufgaben

Sobald die “Active Mail”-Inbox bearbeitet ist, sind alle Mails entweder inaktiv, To-Do oder mit einem Fähnchen versehen - Active Mail ist also leer. Sie sollten sich nun den “To-Dos” widmen, den Aufgaben. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, kann diese mit der Tastenkombination Alt+0 von der To-Do-Liste gestrichen werden. Die To-Do-Liste behält dadurch ihre Aktualität.

Nach der “To-Do”-Liste widmen Sie sich den Fähnchen. Gibt es neues zu den aufbewahrten Mails? Wenn ja, entfernen Sie das Fähnchen und damit die Email aus diesem Bereich.

Archivierung

Eine Archivierung findet nur dazu statt, das Email zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu finden. In NEO gibt es Correspondent-Ordner, in denen Sie jede Email an oder vom Korrespondenten einsehen können. Zudem können Emails in Kategorien zusammengefasst und nach Kategorien aufgelistet werden. Dieses virutelle Ordnersystem ist durch eine optimierte Indizierung so schnell, dass es jedem Outlook-Ordner-System vorzuziehen ist. Emails mit Kategorien zu versehen bietet eine bessere Auffindbarkeit, als das Verschieben einer Mail in z.B. einen Kundenordner. Zudem kann jede Mail mehreren Kategorien angehören, während sie nur in einem Ordner sein kann. Die Archivierung und das Wiederfinden von Mails ist eine klare Stärke des Zusatzprogramms.

Mit NEO wird prinzipiell wie folgt archiviert:

Fügen Sie dem Mail eine (odere mehrere) Kategorie(n) zu, die mit dem Projekt, einem Kunden oder einer anderen Art von Gruppierung zu tun hat. So klassifizieren Sie die Email.
Inaktiviern Sie die Email (Email, rechtsklick, Inactive oder Backspace oder F12)

Darüber hinaus gibt es keinen Grund, Mails aus dem (eigentlichen) Posteingang in andere Ordner zu verschieben. Da dies künftig nicht mehr von Relevanz ist, kann die AutoArchivierungs-Funktion von Outlook verwendet werden (um das Mail ins Gedächtnis zu rufen, benötigen wir es nicht mehr in einem aktuellen Ordner)

Gedächtnis

Nachdem ein Mail archiviert ist, kann es jederzeit sehr schnell wieder aufgefunden werden. Stellen Sie sich einfach die Frage:

Von wem erhielt ich die Email (und schauen Sie unter den Korrespondenten nach dem Partner)
Um was ging es dabei (nutzen Sie die Kategorien)
Welche Schlüsselworte wurden darin verwendet (nutzen Sie die Suchfunktion)
Ich weiß noch, da war ein PDF im Anhang (nutzen Sie die Attachment-Suchfunktion)

Einfacher sind Emails nicht wieder auffindbar.

Wenn Sie NEO Pro einsetzen wollen, gibt es im Tutorial-Bereich interessante Dokumente, die Ihnen beim Umgang mit NEO Pro helfen. Dieser Email-Kurs basiert auf einem dieser Dokumente. Das Dokument 1165 liefert über die Informationen hinaus weitere vernünftige Einstellungsmöglichkeiten für NEO Pro.

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