Email-Kurs - Teil 3 - Email-Workflow - Prinzipien

Erfolgreich mit der Emailflut umzugehen erfordert es, die Prinzipien des Email-Workflows einzuhalten.

Mailprogramme wie Thunderbird oder Outlook haben keine standardisierten Workflow-Funktionen. Um der täglichen Emailflut Herr zu werden, sollten die folgenden Workflow-Prinzipien eingehalten werden:

Flut: Wie mit der eingehenden Emailflut umgehen?
Segmentierung/Kategorisierung: Was mit den Mails tun, die sich im Posteingang aufsummiert haben?
Aufgaben: Was muss wirklich abgearbeitet werden und was nicht?
Archivierung: Emails archivieren, um sie später wieder ins Gedächtnis holen zu können.
Gedächtnis: Wie geht man mit älteren Emails um, nachdem sie archiviert wurden?

Flut

Der Einfluss, den ein Posteingang auf unser tägliches Arbeitsleben hat, hat mit der Aufmerksamkeit zu tun, den wir ihm widmen. Ein optimales Postfach ist leer, eine eingehende Email temporär verteilt, bevor man sich ihr widmet. Verbringen Sie wenige, ausgesuchte Momente damit, Ihr Postfach zu bearbeiten (z.B. direkt am Morgen, nach dem Mittagessen und kurz vor Feierabend).

Vermeiden Sie es dabei, eine Email direkt aus dem Posteingang heraus zu bearbeiten/beantworten. Der Posteingang lenkt Sie nur davon ab, die wirklich wichtigen Dinge zu tun.

Segmentierung/Kategorisierung

Verschieben Sie weniger wichtige Emails (z.B. Newsletter) von der Inbox in einen geeignete Ordner. In Outlook kann dies durch automatische Regeln erfolgen. Das reduziert die Emailflut um bis zu 40%.

Die relevanten Emails unterscheiden Sie nach Wichtigkeit:

Kann eine Email innerhalb von 2 Minuten abgearbeitet werden? Dann tun Sie es und verschieben dann die Email in einen geeigneten Archivordner.
Hängt eine Tätigkeit mit der Email zusammen, die Sie erledigen müssen, verschieben Sie die Email in Ihren “To-Do”-Bereich. Dabei sollte die Mail mit einer entsprechenden Priorisierung kategorisiert werden (A-Aufgabe (schnell erledigen), B-Aufgabe (zeitnah erledigen), C-Aufgabe (hat Zeit - erledigt sich vielleicht sogar von selbst)
Erfordert ein Email die Tätigkeit einer dritten Person, verschieben Sie die Mails aus dem Posteingang in einen Ordner, in dem Sie alle Mails aufbewahren, für die noch eine Rückfrage besteht oder etwas geklärt werden muss (”Rückfrage-Ordner”).

Wenn Sie nach diesen Prinzipien vorgehen, haben Sie immer einen leeren Posteingang. Denken Sie immer an das folgende Prinzip: Was ich anfasse, bearbeite ich - oder umgekehrt: Öffnen Sie nie eine Email, wenn Sie keine Zeit haben, diese zu kategorisieren.

Aufgaben

Obwohl der Posteingang nun leer ist, ist die Arbeit noch lange nicht getan. Im Gegenteil: Die wirkliche Arbeit kommt jetzt.

Wechseln Sie täglich in Ihren “To-Do”-Ordner und erledigen Sie die notwendigen Aufgaben. A-Aufgaben zu erst, dann B und wenn Sie noch Zeit haben, C-Aufgaben.
Sobald eine Email bearbeitet ist, wird Sie aus dem “To-Do”-Ordner in Ihr Email-Archiv verschoben.
2 - 3 Mal pro Woche sollten Sie sich auch den “Rückfrage-Ordner” zur Brust nehmen. Prüfen Sie, ob bereits relevante Informationen eingetroffen sind, die eine Abarbeitung der Mail möglich machen. Wenn ja, kategorisieren Sie diese Mail in Ihren “To-Do”-Bereich.

Archivierung

Das Ziel einer Email-Archivierung (und ich meine damit nicht die Umsetzung einer teuren Email-Archivierungssoftware) ist es, auf Emails später wieder zugreifen zu können. Das bedeutet, dass sobald eine Email nicht mehr bearbeitet wird, diese gelöscht oder dauerhaft archiviert werden sollte.

(Trauen Sie sich ruhig einmal, eine Email zu löschen! Ein 5 GB großes Postfach ist absolut nicht notwendig!)

Sobald ein Email dauerthaft aufbewahrt werden muss (!), sollte diese Email entsprechend kategorisiert werden. Dabei ist es notwendig, so wenig Archiv-Kategorien zu schaffen wie nötig und so viele, dass ein Auffinden der Email möglich ist. Hier trennt sich die Spreu der Zeitmanager vom Weizen, denn viele Menschen scheitern dabei, die richtige Anzahl an notwendigen Ordnern und Kategorien zu finden. Viele Ordner ermöglichen zwar, eine Email zu finden, komplexieren aber die Archivierung - und umgekehrt.

Gedächtnis

Wir kommen (fast) alle aus einem Zeitalter, in dem Papier verwendet wurde. Dicke Ordner wurden angelegt, Korrespondenz entsprechend einsortiert und abgelegt. Dabei vergessen wir oft, dass Emails elektronisch gespeichert sind. Die Nutzung von elektronischen Hilfsmitteln sollte also der “Ordnermanie” (mit viel zu vielen Ordnern) vorgezogen werden. Haben Sie schon einmal versucht, genau die Email in einer großen, fast unübersichtlichen Ordnerstruktur zu finden, die Sie suchen? Nutzen Sie die Suchfunktion, anstatt in viel zu vielen Ordnern zu ertrinken.

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