Email-Kurs - Teil 2 - Email-Workflow - Kommunikation
Bei effizientem Email-Management geht es nicht nur darum, die richtige Technologieplattform einzusetzen. Aber auch die Vielzahl an Zeitmanagement-Trainings lassen das Problem offen, dass ein Workflow-Schema nicht einfach umgesetzt werden kann - die verfügbaren Standardtools sind einfach nicht dafür geeignet (z.B. ist das von Outlook verwendete “Posteingang - gesendete Mails - Ordnerprinzip” fern davon, für optimalen Workflow geeignet zu sein).
Aber welche Kommunikations- und Workflow-Prinzipien gelten und wie können sie effektiv umgesetzt werden?
Kommunikation
Die Verbreitung von Email hat dazu geführt, dass vielfach Emails versendet werden, wo kein Emailversand notwendig wäre.
Dabei haben Sie keinen Einfluss auf die Anzahl der eintreffenden Emails - sehr wohl aber über die Anzahl ausgehender Mails. Um weniger Emails zu erhalten, müssen weniger Emails versendet werden. Um wirkliche Kontrolle über die Emailflut zu bekommen, ist es notwendig dort mit der Optimierung zu beginnen, wo die meiste Arbeit lauert: Im Posteingang bzw. in der Art der Kommunikation:
- Wählen Sie, wo möglich, eine andere Kommunikationsart. Benutzen Sie das Telefon oder den persönlichen Kontakt.
- Vermeiden Sie Emotionen in Emails. Email ist nicht dazu geeignet Emotionen zu transportieren oder als Diskussionsmedium eingesetzt zu werden.
- Nur wirklich notwendige und relevante Emails sollten geschrieben werden. Vermeiden Sie es, “Ihren Senf zu allem hinzuzugeben”.
- Schreiben Sie formale Emails. Das schafft den notwendigen Abstand. Sparen Sie sich Small Talk für persönliche Treffen auf.
- Bevor Sie eine geschriebene Email senden sollten Sie sich noch einmal abschließend fragen, ob diese Mail wirklich notwendig ist.
- Werden Sie nicht ein Teil des Emailflutproblems! Jede versendete Email verstopft das Postfach eines anderen!
Email-Kurs wird fortgesetzt.
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