Email-Kurs - Teil 1 - Der Email-Flut Herr werden

Sicherlich nur eine Randerscheinung des Bereichs Internet Marketing - Firmenpräsentation für kleine und mittelständische Unternehmen - und doch ein echtes Problem: EMAIL-FLUT.

Täglich tauchen mehr Mails in Postfächern auf, die kategorisiert, geordnet, klassifiziert und abgearbeitet werden müssen. Eine noch ungelesene Mail muss abgearbeitet werden, rutscht aber durch viele neue Mails aus der Sicht. Einige der neuen Mails sind Newsletter (Bulk Mail), die auch später gelesen werden können. Verschiedene Mails erfordern eine Aktion oder sollen aktiv überwacht werden, bis entsprechende Ergebnise vorliegen. Mailprogramme wie Outlook stoßen da sehr schnell an ihre Grenzen.

Aber welche Tools bieten sich an, mit diesem Problem umzugehen? Ich habe zwei Outlook-Erweiterungen getestet, die versprechen, die Email-Flut und damit verbundenen Aufgaben zu beherrschen.

NEO - Nelson Email Organizer

Das Programm liegt in zwei Varianten vor: der kostenlosen NEO free-Version und der $49.95-Variante NEO pro.

Ein freier Download lässt sehr schnell die kostenlose Variante ausprobieren, die zahlreiche Features umfasst, wie z.B. Mails in einen Quick-File-Ordner legen, mit dem man aktuelle Daten abarbeiten kann oder aber Mails nach Korrespondent anzuschauen (sowohl ausgehende als auch eingehende Emails) oder aber Newsletter (Bulk-Mails) vorbereitend verarbeiten kann. Per Mausklick kann auf die kostenpflichtige NEO pro-Version umgeschaltet werden, die darüber hinaus Email-Anhänge sortiert (”da war doch mal ein Excel bei einer Mail von XY dran… Oder wars ein PDF?”), Mails zeitlich kategorisiert, verschiedene Status angibt (Aktive Mail, To Do damit verbunden?, Wichtige Mails, mit Fähnchen versehen Mails etc.) oder aber in einem speziellen “Hot”-Bereich, die derzeit wichtigsten Informationen präsentiert. Eine sehr innovative Lösung ist auch die “keep”-Funktion, mit der Emails “schreibgeschützt” werden - damit wird ein versehentliches Löschen der Mail ausgeschlossen.

NEO pro bietet einen umfangreichen Zugriff und genau die Sortierung/Zusammenfassung, die Outlook so schmerzlich vermissen lässt. Eine umfangreiche, Keyword basierende Suche ist möglich und findet schnell die richtigen Dokumente. Ein Arbeiten mit dem Tool ist schnell erlernbar, auch dank der umfachreichen Videotutorials auf der Website des Herstellers. Eine sehr gute Möglichkeit, um auch das Produkt vor dem Einsatz zu erleben.

Fazit: Emails schnell kategorisieren und im Überblick behalten geht mit der Free-Version schon sehr gut. Noch besser ist die recht preisgünstige NEO pro-Variante, mit der Attachments auch zusammengefasst werden können (z.B. nach Projekten etc.). Allerdings ist NEO nur in englisch erhältlich, ein deutsches Sprachplugin gibt es dafür nicht.

Ärgerlich ist hier nur noch, dass man für Termine trotzdem noch in sein Outlook wechseln muss.

Omea Pro

Ebenfalls ausschließlich in englisch, dafür aber komplett als Open Source - kostenlos - erhältlich ist Omea Pro. Der Leistungsumfang von Omea Pro ist ähnlich dem von NEO pro, allerdings mit einigen Einschränkungen (dafür aber etlichen Erweiterungen).

Omea pro möchte nicht nur Emails und Newsletter verwalten sondern weitet sein Spektrum aus auf RSS-Feeds, Instant Messaging (ICQ), Dateien, Kontakte und Aufgaben aus. Für verschiedene Projekte können sogenannte Workspaces angelegt werden. In diesen Arbeitsumgebungen werden wichtige Informationen zusammengefasst. Dabei können sogar Emails, die ein bestimmtes Wort enthalten automatisch einer Kategorie zugeordnet werden.

Dokumente aus dem “Eigene Dateien”-Ordner behält Omea pro im Gedächtnis, so dass er automatisch sagen kann, welche Dateien wann bearbeitet wurden. In die richtigen Projekte kategorisiert, tauchen diese Informationen an mehreren Stellen auf.

Omea pro bietet die Möglichkeit, einem Projekt Emails, Newsletter, RSS-Feeds, Instant Messaging-Protokolle, Webseiten und Dokumente anzuhängen. So bietet Omea pro immer Überblick über den aktuellen Stand der Projekte. Eine Desktopsuche, wie sie Windows Desktop Search oder Google Desktop Search anbieten, ist auch enthalten und garantiert für das schnelle Auffinden von Informationen.

Fazit: Omea pro bietet einen Leistungsumfang, bei dem viele Informationen überwacht und kategorisiert werden können. Das Programm ist leider nur in englisch erhältlich, durch den Open Source Charakter wäre es aber denkbar, dass zügig neue Features eingebunden werden könnten.

Und welches Programm nun einsetzen?

Mit beiden Programmen wird man der Emailflut Herr. NEO bietet das professionellere Tutorial und damit ein schnelleres erlernen der Funktionen. Im Vergleich kommt NEO auch mit weniger Speicherplatz aus (ganz einfach deshalb, weil es weniger Dokumente etc. zu überwachen hat). Beide Programme haben eine sehr aufgeräumte Oberfläche, wobei hier NEO pro leicht vorne liegt. Wer nicht nur seine Mails, sondern darüber hinaus auch Webseiten, Newsfeeds, Eigene Dateien etc. zu Projekt-Dokumentenmappen zusammenfassen möchte, der wird mit Omea pro glücklich werden.

Beide Screenshots im Vergleich:

Neo Pro