Grundregeln, um Newsletter möglichst spamfrei zu gestalten

Das weltweite Aufkommen von SPAM macht mittlerweile gut 2/3 aller Emails aus. Nur jede dritte Nachricht, die den Kunden erreicht, ist eine für ihn relevante Nachricht.

Wenn Sie seriöses Newsletter-Marketing betreiben wollen, sind verschiedene Punkte wichtig, damit der eigene Newsletter nicht unter Spam-Verdacht gerät.

Unter Beachtung einiger Grundregeln kann aber die Gefahr, fälschlicherweise als SPAM deklariert zu werden, ausgeschlossen werden:
Darstellung des Newsletters

• keine Großbuchstaben in der Betreffzeile
• keine Sonderzeichen (und schon gar keine Wiederholung) in der Betreffzeile (das sind z.B. Ausrufezeichen oder Anführungszeichen, Paragraphen etc.)
• eine Personalisierung der Betreffzeile (dies macht auch Auswertungen schwieriger), da Personalisierungen “spamverdächtig” sind
• die richtige Wortwahl für Betreffzeile und Inhaltstext. Vermeiden Sie spam-verdächtige Worte (siehe hierzu auch den Beitrag “Womit man sich garantiert in den Spam-Ordner katapultiert“)
• möglichst HTML-Newsletter vermeiden, wenigstens reine Textnewsletter anbieten
• falls aus gestaltungsgründen HTML verwendet werden soll, vermeiden Sie JavaScript, umfangreiche Tabellen, “verdächtige Farbgebungen” (z.B. hellgrauer Text auf weißem Grund), extra große Überschriften etc.
• Inhalte sollten wenig Farben in den Texten verwenden, wenig Bilder enthalten und die im Newsletter verwendeten Links sollen auf echte Webadressen verweisen, auf keinen Fall IP-Adressen verwenden
• Verzichten Sie weitestgehend auf Anhänge und wenn schon, dann höchstens Visitenkarten (vcf) oder PDF-Dokumente
• Verwenden Sie ein Impressum und alle Informationen, wie man sich anmelden oder abmelden kann

Absender- und Empfängerdaten

• Verwenden Sie einen echten Absender, vielleicht personalisieren Sie sogar auf die entsprechenden Vertriebsmitarbeiter, die der Empfänger kennt. Ansonsten verwenden Sie Neuigkeiten@firma.xy oder News@firma.xy oder Newsletter@firma.xy
• Auf keinen Fall verwenden Sie Zahlen oder Sonderzeichen in den Absenderdaten, da diese höchst spamverdächtig sind
• Verwenden Sie möglichst den kompletten Adressnamen in der Anrede und den entsprechenden Feldern (z.B. “An”)
• Verwenden Sie ein vernünftiges und formatlich richtiges Versanddatum (bzw. Versandzeit)
• Ihre Absenderadresse muss gültig sein und auch als Antwortadresse funktionieren (sollten das abweichende Adressen sein, nutzen Sie z.B. xy@firma.de im Auftrag von Name@firma.de)
• der Mailserver muss einen gültigen Domainnamen verwenden

Newsletter-Anmeldungen und -Abmeldungen

• Anmelde- und Abmeldebestätigungen sind ein “must have”
• Vergessen Sie Anmelde- und Abmeldemöglichkeiten nicht am Ende des Newslettertextes
• Eine Abmeldung sollte nicht nur über einen Link, sondern auch durch eine Email (z.B. als Antwort auf den Newsletter) möglich sein
• Verweisen Sie auf Ihre Datenschutzerklärung und das Widerspruchsrecht der Anmeldung
• Abmeldungen sollten dauerhaft aus der Empfängerliste gebannt werden
• Pflegen Sie eine Blacklist mit Adressen, die absolut nie mehr etwas von Ihnen empfangen dürfen

Technische Voraussetzungen

• Der Mailserver muss korrekt konfiguriert sein
• Prüfen Sie vor Versand der Newsletter die An- und Abmeldemöglichkeiten auf Funktionalität
• Halten Sie technische Normen ein

Die oben genannten Tipps in Verbindung helfen Ihnen, z.B. mit Word und Outlook Serienmails in kleinem Rahmen zu erstellen oder aber bei der Gestaltung Ihres professionellen Newsletters mit Hilfe einer entsprechenden Software. Ihre Newsletterempfänger sollten Sie empfangen können. Auszuschließen ist dabei aber trotzdem nicht, dass Sie im Spam-Ordner gelangen, da auch AntiSpam-Produkte zwischen 10 und 20 Prozent aller “echten” Mails als Spam deklarieren. Sie sind aber mit den oben genannten Tipps gut gerüstet.

Vielleicht noch ein Wort zum Verhalten:

• Auf Anfragen sollten Sie innerhalb von 24 Stunden antworten können
• Versenden Sie nur Emails und Newsletter, die auch angefordert wurden
• Behandeln Sie Beschwerden und Reklamationen schnell und zuvorkommend
• Pflegen Sie Ihren Datenbestand, sorgen Sie dafür, dass die Rückläufer möglichst gering sind (Bounce-Rate)
• Prüfen Sie auch Ihren Spamfiler, falls dieser Antworten oder Beschwerden auf Newslettermails löschen

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